De meest gestelde vragen over Gini Recruit

Voordat je naar het antwoord op je vraag kijkt geven we je eerst de volgende tips:

  • Als browser kun je het best Google Chrome gebruiken. Als tweede optie kun je ook Safari of Firefox gebruiken. Deze browsers zijn erg veilig en snel.
  • Gini Recruit is een applicatie die je via een browser gebruikt. De zogenaamde “cash” van een browser kan vervuild raken waardoor pagina niet meer de juiste gegevens weergeeft of andere problemen geeft.
    Ververs het openstaande tabblad van je browser via de volgende sneltoetsen om de hele applicatie opnieuw te laden:

    • Google Chrome en Firefox
      • Windows “Ctrl + F5” (niet alleen “F5”).
      • Mac “Shift + Refresh knop in de browser“.
    • Safari:
      • Command + R“.

Geven onderstaande vragen geen antwoord op je vraag, stuur ons dan je vraag naar onze servicedesk of bel ons op 074-2020208.

Inloggen

Alles wat met inloggen te maken heeft

Ik kan niet inloggen in Gini. Wat moet ik doen?

Je kunt als eerste kijken of je het inlogscherm überhaupt kunt bereiken. Als je naar de portal.gini-recruit.com gaat, zie je dan een blauwgrijze achtergrond? Als dit niet het geval is, neem dan contact met ons op met onze Servicedesk of bel ons via 074-2020208. Als u wel een inlogscherm ziet, kijk dan of u een rode melding ziet. Ga in dat geval onder “Inloggen” naar het antwoord op de vraag
“Ik zie een rode melding op het inlogscherm die zegt dat ik Javascript uit heb staan. Wat moet ik hiermee?”.

Ik zie een rode melding op het inlogscherm die zegt dat ik Javascript uit heb staan. Wat moet ik hiermee?

Dit betekent dat je browser Javascript uit heeft staan. Als het goed is staat er ook een link bij dit bericht dat je vertelt hoe je dit weer aan kunt zetten. Je kunt ook een andere browser gebruiken. Gini Recruit adviseert Google Chrome te gebruiken, maar je kunt ook Firefox of Safari gebruiken.

Ik zie een rode melding op het inlogscherm die zegt dat ik cookies uit heb staan. Wat moet ik hiermee?

Dit betekent dat je browser cookies uit heeft staan. Cookies zijn cruciaal om in te kunnen loggen in veel systeem. Je dient de cookies weer in te schakelen in je browser.

Gini geeft aan dat mijn inloggegevens niet kloppen.

Je kunt je wachtwoord resetten door op “Wachtwoord vergeten” te klikken in het inlogscherm.

Ik weet mijn inlognaam niet meer.

Als je een collega hebt die ook in Gini Recruit kan, dan kan hij je gebruikersnaam vinden in je account via je “Collega -> tabblad Account Details -> Gebruikersnaam”. Als je geen collega hebt die in Gini Recruit kan, neem dan contact met ons op met onze Servicedesk of bel ons op 074-2020208.

Selecteer onderstaande afbeelding voor een duidelijke weergave.

Mijn kandidaat kan niet inloggen. Wat nu?

Allereerst is het belangrijk dat je kandidaat inloggegevens heeft ontvangen. Als dit niet zo is, dan kunt u deze alsnog toezenden. Ga hiervoor naar de kandidaatkaart en selecteer het tabblad “Account Details”. Indien de optie “Kan inloggen” op “Off” staat, dien je deze op “On” in te stellen. De inloggegevens worden hiermee per e-mail naar de kandidaat gestuurd. Staat deze optie al op “On”, zet de optie dan op “Off” en opnieuw op “On”. De inloggegevens worden hiermee nogmaals per e-mail naar de kandidaat gestuurd.

Selecteer onderstaande afbeelding voor een duidelijke weergave.

Mijn account

Alles over mijn account en voorkeuren

Waar kan ik mijn profiel vinden?

Wanneer je in het menu klikt op “Account” dan kom je op je profielpagina.

Hoe pas ik mijn profiel aan?

Wanneer je naar je profielpagina gaat (menu -> account) dan kun je hier klikken op “Wijzig account”.  Je kunt hier je basisgegevens aanpassen.

Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?

Wanneer je naar je profielpagina gaat (menu -> account) dan selecteer je “Wijzig wachtwoord”.

Hoe pas ik mijn voorkeuren aan?

Wanneer je naar je profielpagina gaat (menu -> account) selecteer je “Wijzig voorkeuren”.

Welke talen kan ik uit kiezen voor Gini?

Momenteel kun je Gini Recruit gebruiken in het Nederlands of het Engels.

Kan ik de taal wijzigen van Gini?

Wanneer je naar je profielpagina gaat (menu -> account) dan selecteer je “Wijzig voorkeuren”. Je kunt hier aangeven of je Gini Recruit in het Nederlands of in het Engels wil gebruiken.

Kan ik mijn profiel ook koppelen aan sociale media?

Wanneer je naar je profielpagina gaat (menu -> account) selecteer je “Wijzig voorkeuren”. Je kunt hier de sociale media koppelen. Als je dit doet, dan kun je je vacatures snel en eenvoudig doorzetten en delen via Twitter en Facebook.

E-mail

Alle e-mails automatisch bij de juiste dossiers

Kan ik mijn Gmail account koppelen met Gini?

Ja, dat kan. Je kunt ieder individueel Gmail account koppelen aan je Gini account. Gini zorgt dan dat al je e-mail berichten automatisch in de juiste dossiers staan van je kandidaten en contactpersonen. Je kunt dan zelfs mailen vanuit Gini Recruit in je eigen huisstijl, met handtekeningen, CC’s, BCC’s, op basis van je eigen templates en bijlagen.
Zie voor de instructie Gini-Recruit – Gmail-instellen.

Hoe stel ik een handtekening in Gini in?

Ga voor het instellen van je handtekening als volgt te werk:

  1. Selecteer links boven in het menu je naam van de gebruiker.
  2. Selecteer links onder de optie “E-mail instellingen”.
  3. Selecteer het tabblad “E-mail handtekeningen”.

Kan ik ook eigen e-mail templates maken?

Ga voor het aanmaken en beheren van je e-mail templates als volgt te werk:

  1. Selecteer links boven in het menu je naam van de gebruiker.
  2. Selecteer links onder de optie “E-mail instellingen”.
  3. Selecteer het tabblad “Custom templates”.

Waarom heb ik contactpersonen in mijn e-mail popup?

Gini probeert alle contactpersonen automatisch op te slaan waar je een e-mail naar verstuurt. Dit is handig omdat je op deze manier snel en eenvoudig e-mailadressen terug kunt vinden wanneer je iemand wilt mailen. Dit is echter niet verplicht. Je kunt ook simpelweg een e-mailadres in het “Aan”, “CC” of “BCC” veld zetten. Het is hierbij wel belangrijk dat je tussen de e-mail adressen een “;” plaatst.
Dus bijvoorbeeld jorisbaan@gini-recruit.com;joopdekandidaat@gmail.com

Ik zie rode tekst Onbekend in mijn e-mail. Hoe kan dat?

Dit komt waarschijnlijk omdat je e-mail is gegenereerd op basis van een e-mail template. Deze e-mail template bevat een aantal tags (invulvelden, stukjes tekst tussen {} haakjes), die Gini automatisch probeert te vullen vanuit de Gini data. Het kan echter zo zijn dan Gini niet weet welk stukje tekst in welke tag moet. Als dit gebeurt, dan maakt hij de tag rood en daarmee Onbekend. Dit kun je in dit geval handmatig aanpassen met de juiste tekst. Dit voorkomt dat u een e-mail verstuurt met de tekst “Onbekend”.

Gegevens exporteren

Alle over het exporteren van gegevens

Wanneer ik op export klik, gebeurt er niets. Is dit een bug?

Waarschijnlijk staat je browser geen popups toe van gini-recruit.com. De export verschijnt namelijk in een nieuw tabblad dat door browsers als een popup wordt gezien. Bij het blokkeren van een popup verschijnt er recht in de adresbalk van de browser een rood symbool. Door dit te selecteren kun je instellen dat de browser een popup van gini-recruit.com voortaan toe laat.

Welke gegevens kan ik exporteren?

Je kunt bijna alle data exporteren vanuit Gini Recruit. Zo kun je klanten, vacatures en kandidaten exporteren. Sommige exports zijn Word bestanden en sommige exports zijn Excel bestanden.

Hoe kan ik de gegevens van mijn contactpersonen exporteren?

Je kunt uw contactpersonen printen via het zoeken op labels. Wanneer je je contactpersonen hebt gevonden via de labels kun je de print knop selecteren.

Kijk voor het beheren van labels in het onderdeel “Labels” op deze pagina.

Hoe kan ik de gegevens van kandidaten exporteren?

Je kunt vanuit de kandidaat pagina het print icoontje selecteren. Hier kun je aangeven wat je van de kandidaat wilt printen. Als je meer dan 1 kandidaat wilt printen, dan kun je dit ook doen via het zoeken op labels. Je kunt je kandidaten labels geven en deze vervolgens groeperen op de “Label zoeken pagina. Zodra je dit hebt gedaan kun je de print pagina selecteren.

Kijk voor het beheren van labels in het onderdeel “Labels” op deze pagina.

Hoe kan ik de gegevens van vacatures exporteren?

Je kunt onder in de vacature pagina de vacature op 2 manieren printen. Je kunt een vacature rapportage printen, deze geeft je inzicht in het aantal kandidaten en een aantal statistieken. Je kunt ook de vacature printen voor op het prikbord. Tot slot kun je ook nog meerdere vacatures tegelijk printen op basis van labels. Wanneer je je vacatures labelt en ze opzoekt op de “Labels zoek pagina”, dan kun je u ze hier ook weer printen.

Kijk voor het beheren van labels in het onderdeel “Labels” op deze pagina.

Hoe kan ik de gegevens van klanten exporteren?

Je kunt klantinformatie exporteren via labels. Wanneer je een klanten labels geeft, dan kun je deze groeperen op de “Labels zoeken pagina”. Je kunt deze klanten hier ook exporteren.

Kijk voor het beheren van labels in het onderdeel “Labels” op deze pagina.

Bestanden

Alles over bestandsbeheer

Waar kan ik mijn bestanden downloaden?

Om je bestanden te  downloaden ga je naar je naam links boven in het menu en selecteer je de optie “Account”. Via het tabblad “Mijn bestanden” kom je bij je bestanden. Ga met de muisaanwijzer op een bestand gaat staan en selecteer “Preview”. Selecteer rechts onder in het venster dat wordt getoond de knop “Download origineel”.
Selecteer onderstaande afbeelding voor een duidelijke weergave.Allereerst is het belangrijk om te weten dat iedere gebruiker binnen Gini Recruit een eigen map voor bestanden heeft. Je kunt je bestand dus uploaden in je eigen account, maar ook onder het account van een kandidaat of een collega. Ga naar je naam links boven in het menu en selecteer de optie “Account”. Via het tabblad “Mijn bestanden” kom je bij je bestanden. Wanneer je hier op het plusje klikt, kunt u een of meerdere bestanden selecteren en uploaden.

Ziet mijn kandidaat mijn geuploade bestand ook?

Nee, wanneer je een bestand uploadt in Gini Recruit in het dossier van een kandidaat, dan ziet deze kandidaat dit bestand niet. Dit wordt bevestigd door het gesloten oogje bij het bestand.

Wanneer mijn kandidaat een bestand uploadt, zie ik dit bestand dan wel?

Ja, wanneer jouw kandidaat een bestand uploadt, dan zie je dit bestand bij zijn bestanden staan. Je kunt dit bestand dan ook weer downloaden om te bekijken.

Hoe upload ik een bestand?

Allereerst is het belangrijk om te weten dat iedere gebruiker binnen Gini Recruit een eigen map voor bestanden heeft. Je kunt je bestand dus uploaden in je eigen account, maar ook onder het account van een kandidaat of een collega. Ga naar je naam links boven in het menu en selecteer de optie “Account”. Via het tabblad “Mijn bestanden” kom je bij je bestanden. Wanneer je hier op het plusje klikt, kunt u een of meerdere bestanden selecteren en uploaden.

Selecteer onderstaande afbeelding voor een duidelijke weergave.

Vacatures

Alles over vacatures

Hoe maak ik een vacature?

Als je in het menu op “Vacatures” klikt, dan zie je rechts boven in het venster een plusje. Als u daar op klikt, dan kunt je een nieuwe vacature maken.

Kan ik een vacature delen met mijn collega's?

Ja, wanneer je in de vacature pagina zit, kun je in de regenboog balk klikken op “Personeel”. Je kunt hier dan kiezen welke personeelsleden je deze vacature wilt laten zien.

Is alles in Gini Recruit een vacature? Of kun je ook een klus, opdracht of bijvoorbeeld een afstudeerstage maken?

Je kunt bij het maken van uw vacature aangeven wat voor een type vacature het is. Je bent hier dus volledig vrij in.

Ik probeer mijn stad te vinden, maar Gini Recruit vindt hem niet. Wat nu?

Allereerst kun je proberen de plaatsnaam te zoeken zonder bijzondere tekens zoals streepjes. Als je de plaatsnaam dan nog niet kunt vinden, kun je contact met ons opnemen via de Servicedesk of bel ons op 074-2020208.

Gini vraagt bij de vacature instellingen om een salarisindicatie. Krijgt de kandidaat dit ook te zien?

Je kunt in het vacature in het tabblad “Publicatie” aangeven of de kandidaat deze informatie mag zien of niet. Hiervoor kun je de optie “Toon salarisrange” gebruiken. Wanneer je overigens de salaris velden leeg laat, worden ze ook nooit getoond.

Bij het aanmaken of wijzigen van mijn vacature zie ik "Klant", "Alle kandidaten" of "Alleen voorgestelde kandidaten". Wat is dit?

Dit is alleen relevant wanneer je klant ook kan inloggen in Gini Recruit. Je kunt bij je contactpersoon van de klant aangeven dat hij of zij in kan loggen. Je contactpersoon ontvangt dan een e-mail met de inloggegevens. De klant ziet dan de vacatures waar je aan voor hem of haar aan werkt. Dit vinkje bepaalt of je klant dan alle kandidaten ziet en mee mag recruiten en mag afwijzen en aannemen et cetera of niet.

Wat is Publieke zichtbaarheid bij het bewerken van de vacature?

Dit geeft aan of de vacature zoals hij publiekelijk wordt getoond op bijvoorbeeld je website de gegevens van je klant moeten worden getoond, of de gegevens van je eigen organisatie. Op deze manier kun je een vacature vanuit de klant uitzetten (klant A zoekt kandidaat voor vacature B), maar kun je ook anoniem recruiten voor je klant. (recruitment organisatie C zoekt kandidaat voor vacature D).

Wat is Publieke sollicitatie url?

De publieke sollicitatie url is de url waarop de kandidaat kan solliciteren op uw vacature. Zodra uw vacature is gemaakt vult Gini Recruit deze in met de *waarschijnlijke url*. Als je website de Gini Recruit plugin gebruikt, dan zal deze url altijd kloppen. Als je website geen gebruik maakt van de Gini Recruit plugin, dan raden wij je aan deze url altijd even te controleren na het aanmaken van uw vacature. Deze url wordt ook gebruikt bij het uitzetten van je vacature middels Broadbean en andere jobboard systemen.

Ik heb een vacature gemaakt, maar nu vraagt Gini hoe ik de vacature uit wil zetten.

Iedere vacature binnen Gini Recruit heeft een status. Deze is Privé, Concept, Intern of Publiek. Wanneer je net een vacature hebt gemaakt, vraagt Gini Recruit welke status je de vacature wilt geven. Standaard staat je vacature op Intern. Wanneer je uw vacature op Publiek zet, dan kan je vacature gezien worden door iedereen op het Internet.

Hoe vind ik het referentienummer van mijn vacature?

Wanneer je de vacaturepagina opent staan aan de rechter kant de referentienummers van de vacatures.

Ik wil een vacature kopieren, maar ik kan hem niet vinden. Hoe kan dat?

Wanneer je een vacature wilt kopiëren, kunt je het referentienummer of een deel van de titel van een vacature die je wilt kopiëren invullen in het zoekveld. Drukt op “Enter” of op de knop “Zoeken”. Via de knop “Filter” kun je een uitgebreide zoekopdracht maken.

Selecteer onderstaande afbeelding voor een duidelijke weergave.

Sourcebox – CV parsen

Alles over de CV extractie module

Wat is Sourcebox?

CV parsen is een module in Gini waarmee je snel data kunt extraheren uit CV’s. Je kunt hier dus een CV (Word, PDF, txt etc.) in uploaden en het systeem vertaalt dit dan voor je naar de kandidaatgegevens. Alle gegevens zoals naam, telefoonnummers, opleidingen, ervaringen, et cetera worden dan direct op de juiste plek gezet. De gegevens uit het CV worden dus ingelezen in het profiel van de kandidaat.

Hoe kom ik aan Sourcebox?

Sourcebox is een module binnen Gini Recruit. Je kunt Sourcebox aanvragen door contact met ons op te nemen.

Wanneer gebruik ik Sourcebox?

Je kunt direct een nieuwe kandidaat maken door een CV te parcen. Je kunt ook een bestaande kandidaat updaten met zijn of haar nieuwe CV. Maar als je ook Gini Mail hebt, dan kun je zelfs een kandidaat creëren vanuit een email bijlage.

Gegevens van Sourcebox komt niet overeen met het CV, wat nu?

Sourcebox probeert zo goed mogelijk de gegevens te extraheren uit het CV. Omdat dit een erg complex systeem is, lukt dit niet altijd volledig en helemaal correct. Je kunt dit echter altijd zelf corrigeren en aanpassen.

Ik krijg een error bij het parcen. Hoe kan dat?

Het zijn aangeleverde cv’s van kandidaten niet te importeren Dit komt omdat het bestand op een of andere manier corrupt of beveiligd is. Dergelijke systemen als Textkernel kunnen er dan niets mee. Vaak betreft het in deze gevallen een PDF bestand. In zo’n geval kun je twee dingen doen:

  1. De Word versie bij de kandidaat opvragen.
  2. De PDF converteren naar een Word of TXT formaat en daarna importeren.

Voor optie 2 heb je dan wel een applicatie nodig waarmee je PDF bestanden kunt managen. Met Acrobat Reader kan dat niet, want dat is zoals de naam enkel een Reader. Acrobat Professional is onredelijk duur vinden wij van Gini Recruit.

Als je niet over een PDF manager beschikt, dan zal die aangeschaft moeten worden. Wij zelf gebruiken de iSkysoft PDF Editor die beschikbaar is voor Windows en Mac. Zie https://www.iskysoft.com/shopping.html

De aanschafprijs verdien je snel terug. Een paar maal een cv opvragen in Word bij de kandidaat kost alleen maar tijd en aan beide kanten irritatie.

Bij Skysoft PDF Editor zit wel een addertje onder het gras. Ze vragen regelmatig of je een “update” wil uitvoeren. Echter, ze vragen in bijna het zelfde scherm zo af en toe ook of je een “upgrade” wil uitvoeren. Dit laatste doen ze als er een nieuwe versie uit is, maar de verschillen met de volgende versie zijn miniem. Als je dat doet, kun je niet meer terug en moet je upgraden en de nieuwe versie kopen. Wij zetten deze melding uit en wij werken al 3 jaar met de zelfde versie en missen niets.

FAQ - Textkernel error

Searchbox – Kandidaten zoeken

Alles over de Searchbox module

Wat is Searchbox?

Searchbox is een module binnen Gini Recruit waarmee je kandidaten kunt zoeken in 7 databases tegelijk. Zo kun je zoeken in LinkedIn, Monsterboard, Nationale Vacaturebank en overige databases met kandidaten.

Hoe kom ik aan Searchbox?

Searchbox is een module binnen Gini Recruit. Je kunt Searchbox aanvragen door contact met ons op te nemen.

Wanneer maak ik gebruik van Searchbox?

Wanneer je actief op zoek bent naar een geschikte kandidaat, kun je met Sourcebox geavanceerde zoekacties uit zetten. De zoekacties kun je ook opslaan om later de opnieuw te gebruiken.

Jobfeed – Vacatures zoeken

Alles over de Jobfeed module

Wat is Jobfeed?

Met Jobfeed kun je snel en eenvoudig zoeken door 98% van alle vacatures die in Nederland worden gepubliceerd. Dit geldt voor zo wel vacatures van jobboards als wel voor vacatures van individuele bedrijfswebsites. Al deze vacatures worden iedere dag gescand, ontdubbeld en opgeslagen. Je kunt hier gebruik van maken binnen Gini Recruit om geschikte vacatures te vinden voor bijvoorbeeld outplacement kandidaten.

Hoe kom ik aan Jobfeed?

Jobfeed is een module binnen Gini Recruit. Je kunt Jobfeed aanvragen door contact met ons op te nemen.

Zien mijn collegas de Jobfeed?

Binnen Gini Recruit heeft iedere gebruiker zijn eigen rechten. Wanneer je bedrijf de Jobfeed module heeft, dan kun je zelf bepalen welke mensen binnen je bedrijf hier gebruik van mogen maken.

Contactpersonen

Alles over CRM en collega accounts

Waar kan ik mijn contactpersonen vinden?

Wanneer je in het menu “Contactpersonen” selecteert zie je als eerste je directe collega’s. Wanneer je hier een zoekopdracht geeft zoek je binnen al je contactpersonen in je CRM.

Hoe maak ik een contactpersoon?

Wanneer je op de contactpersonen pagina het plusje selecteert kun je een nieuw contactpersoon maken. Je kunt dit ook direct vanuit een klant pagina doen.

Hoe bewerk ik een contactpersoon?

Wanneer je op de contactpersoon pagina zit dan kun je rechts het tandwiel selecteren. Wanneer je dit doet, krijg je een popup waar in je de contactpersoon kunt bewerken.

Hoe verwijder ik een contactpersoon?

Selecteer het tandwiel rechts in het scherm. Je krijgt een popup om de contactpersoon te bewerken. Naast de knop “Opslaan” staat de knop “Verwijder”. Als je deze knop niet ziet, dan betekent dit dat je niet genoeg rechten hebt om de contactpersoon te verwijderen.

Tijdlijn

Alles over tijdlijnen

Wie hebben in Gini Recruit een tijdlijn?

In Gini Recruit heeft iedere kandidaat, contactpersoon, collega, bedrijf en vacature zijn eigen tijdlijn. Deze kun je zelf aanvullen met notities.

Hoe maak ik een tijdlijn item?

Iedere tijdlijn heeft rechts bovenin een + knop. Wanneer je daar op klikt kun je eenvoudig een item toevoegen.

Welke tijdlijn items zijn zichtbaar voor mijn kandidaat?

Ieder tijdlijn item heeft een oogje. Wanneer het oogje open staat kan je kandidaat het tijdlijn item zien. Wanneer het oogje dicht is kan hij dit item niet zien en is het alleen zichtbaar voor jou en je collega’s.

Hoe weet ik of een dossier item is gemaakt door mij of een kandidaat?

Als het type ballonnetje aan de linkerkant is uitgelijnd in de tijdlijn, dan heeft de kandidaat dit item toegevoegd.

Waarom kan ik mijn tijdlijn item niet aanpassen?

Je kunt alleen items aanpassen die door je zelf zijn toegevoegd en een bepaald type hebben. Niet alle types zijn aan te passen. Dit is nodig om een sluitend dossier te kunnen maken.

kan ik een dossier item onder een ander dossier item hangen?

Ja, dat kan. Wanneer je een dossier item toevoegt dan kun je kiezen onder welk bestaand dossier je dit item wilt hangen.

Kan ik een dossier item ook aan andere entiteiten koppelen?

Ja dat kan. Wanneer je een dossier item toevoegt dan kun je middels de koppel knop zelf aangeven onder welke andere entiteiten dit item gekoppeld moet worden.

Selecteer onderstaande afbeelding voor een duidelijke weergave.

Profielfoto

Alles over profielfoto’s

Hoe verander ik mijn profielfoto?

Als je naar je profielpagina gaat (menu -> account) dan zie je rechts een klein fotootje. Wanneer je nog geen profielfoto hebt, zie je hier het Gini Recruit logo. Als je hier op klikt, dan kun je je eigen profielfoto uploaden.

Hoe verander ik de profielfoto van een contactpersoon?

Als je op de contactpersoon pagina bent, dan kun je links naast de naam op het Gini Recruit logo klikken. Wanneer je dit doet, opent een popup waarin je een andere profielfoto kunt uploaden.

Welke bestanden en afmetingen kan en mag ik gebruiken voor mijn avatar?

Je kunt PNG en Jpeg bestanden gebruiken voor je profielfoto. De maximale bestandsgrootte hiervoor is 2 Mb.

Salarisadministratie

Alles over de salarisadministratie module

Kan ik voor iedere kandidaat de salarisadministratie invullen?

Je kunt voor iedere kandidaat de salarisadministratie invullen, opslaan en beheren.

Welke contracttypen worden ondersteund?

Je kunt kiezen uit een medewerkerscontract, een ZZP contract en een Wervings- en selectie contract. Bij de details hiervan kun je onder andere kiezen uit een half jaar contract, een jaarcontract of een vast contract.

Kan ik salarisadministratie ook exporteren?

Je kunt via de print knop je salarisadministratie van een kandidaat eenvoudig printen.

Rapportages

Alles over het genereren van rapportages

Kunnen de rapportages ook in het wit worden weergegeven?

Je kunt in je voorkeuren aangeven of je de rapportages in het wit of in het zwart wilt zien.

Herpositioneren

Alles over het instellen van vensters

Ik vind het menu waarmee ik werk niet handig, kan ik de layout wijzigen naar mijn smaak?

Ja, je kunt de positie van de blokken op iedere pagina aanpassen naar hoe je dat zelf wil. Wanneer je via het menu -> ? op “Herpositioneer” klikt, worden de blokken in de pagina sleepbaar. Wanneer alle blokken op de juiste plek staan, klik je nogmaals op menu -> ? -> “Herpositioneer”. Je nieuwe posities worden automatisch opgeslagen. Deze wijzigingen zijn alleen voor jou zichtbaar.

Interview pagina

Alles over de sollicitatiepagina

Wat is de interview pagina?

De interview pagina is een publiek toegankelijke pagina waarop een kandidaat kan solliciteren op de vacature. Je vacature moet hiervoor wel de status “Publiek” hebben. Je kunt de link van de vacature gebruiken als sollicitatie pagina of kandidaten hier direct naar verwijzen. Deze pagina wordt ook gebruikt als fall-back pagina wanneer de pagina op je eigen website niet beschikbaar is.

Waar vind ik de interview pagina?

Wanneer je in de vacature pagina zit kun je naar onder scrollen. Hier vindt je onder het kopje “Acties” de knop “Portal”.

Kan ik de interview pagina aanpassen?

Nee, je kunt alleen de inhoud van deze pagina aanpassen. Dit is simpelweg de inhoud van de vacature zoals je deze hebt ingevuld.

Todoist

Alles over de Todoist app

Wat is Todoist en wat kan ik ermee?

Met Todoist kun je makkelijk projecten managen en taken toekennen aan personen. Deze kunnen hun taken afvinken, toevoegen of hier feedback op geven. Daarnaast kun je taken prioriteiten en een timer geven.

Hoe kom ik aan Todoist?

Todoist is een module binnen Gini Recruit. Je kunt Todoist aanvragen door contact met ons op te nemen.

Waar kan ik Todoist vinden?

Je kunt Todoist in het menu vinden onder via account -> Todoist.

Hoe verwijder ik een Todo?

Je kunt een Todos niet verwijderen. Je kunt ze wel afvinken door op het prioriteiten blokje te klikken bij de Todo.

Hoe pas ik de titel van een Todo aan?

Je kunt je taak openen en dan simpelweg klikken op de titel. Je kunt direct beginnen te typen.

Kan ik oneindig projecten en taken maken in Todoist?

Je kunt net zo veel projecten en taken maken als u wilt

Waarom kan ik mijn project nog niet delen met mijn collega?

Todoist is een bestaande service waar wij mee samenwerken. Als jij en je collega beiden een Todoist account hebben, dan kun je gaan samenwerken in Todoist. Je kunt dit doen door in te loggen op www.todoist.com en je project delen met je collega. Vervolgens verwerkt Gini Recruit dit automatisch en kun je taken ook aan je collega toekennen vanuit Gini Recruit.

Kan ik ook taken maken vanuit een kandidaat of een contactpersoon?

Als je de Todoist module hebt, dan zie je een “TD” knopje staan bij de details van de kandidaat of contactpersoon. Via dit uitklapvenster kun je eenvoudig nieuwe taken maken, deze in de juiste projecten plaatsen en ze direct toewijzen aan je collega’s.

Bedrijfsstyling

Gini Recruit in mijn eigen huisstijl

Hoe kan ik de kleuren van Gini Recruit en e-mail berichten aanpassen?

Je kunt je bedrijfsstyling aanpassen via het menu “Bedrijfsprofiel -> Wijzig bedrijfsstyling”. Op deze pagina kun je alle kleuren en logo’s aanpassen.

Kan ik heel Gini in mijn huisstijlkleuren veranderen?

Je kunt met behulp van 21 variabelen de kleuren en lettertypen van Gini Recruit en je e-mail berichten veranderen.

Zien mijn kandidaten deze aangepaste kleuren ook wanneer ze inloggen?

Je kandidaten zien je huisstijl ook. Hierdoor hebben ze meteen het idee dat ze bij jouw inloggen.

Hoe kan ik het logo in e-mail berichten wijzigen?

Wanneer je naar de pagina “Bedrijfsstyling” gaat via het menu “Bedrijfsprofiel -> Bedrijfsstyling”, dan kun je daar je bedrijfslogo uploaden. Dit logo wordt dan ook gebruikt in je e-mail berichten.

Notities

Alles over notities

Waar kan ik een notitie maken?

Je kunt in het menu klikken het tekstballon icoontje selecteren. Daarmee klappen de notities uit. Je kunt via het + icoontje een notitie toevoegen.

Waar kan ik notities terugvinden?

Je kunt in het menu het tekstballon icoontje selecteren. Hierdoor worden alle notities getoond.

Kan ik een notitie aanpassen?

Je kunt je eigen notities toevoegen, aanpassen en verwijderen.

Kan ik een notitie verwijderen?

Je kunt een notitie openen door er op te klikken en vervolgens verwijderen door het kruisje van de notitie te selecteren.

Wat kan ik met een timer in mijn notitie?

Wanneer je een timer op je notitie zet, dan ontvang je een notificatie van de notitie op het ingestelde tijdstip. Let op, je notitie zal dan ook naar het “Afspraken” tabblad verplaatst worden.

Waarom zie ik een Notes en Afspraken knop bij de notities staan?

De notities zijn opgedeeld in 2 tabbladen. Standaard notities (zonder timer) en “Timer notities”. Deze knoppen gebruik je om te switchen tussen deze groepen notities.

Wat gebeurt er wanneer ik een notitie koppel?

Je kunt een notitie koppelen aan één van je collegas. Wat er dan gebeurt, is dat de notitie wordt verplaatst naar de notities van je collega. Daarnaast wordt hij rood weergegeven zodat hij goed opvalt. Dit is eigenlijk het zelfde als dat je een post-it op het scherm van je collega plakt.

Wat gebeurt er wanneer ik mijn notitie aan een dossier koppel?

Er wordt dan een kopie van je notitie in het dossier geplaatst. Je kunt ieder dossier selecteren waar je toegang toe hebt. Van kandidaten, vacatures of collega’s.

Hoe pas ik de kleur van een notitie aan?

Als je een notitie bewerkt, kun je linksboven op het kleurenrondje klikken. Hier kun je een andere kleur selecteren. Gini Recruit gebruikt standaard al een aantal kleuren voor bepaalde types notities, zoals rood voor toegewezen notities en blauw voor meeting notities.

Kan ik notities ook tonen als een post-it?

Je kunt de notities op 2 manieren weergeven. Als lijst en als een post-it overzicht. Je kunt dit doen met de knoppen aan de rechterkant (links van het plusje) in de notes view.

Notificaties

Alles over notificaties

Hoe maak ik een notificatie?

Er zijn een aantal manieren om notificaties te genereren. De simpelste is door een timer notitie te maken. Wanneer je een timer op je notitie zet, dan ontvang je een notificatie van de notitie op het ingestelde tijdstip. Let op, je notitie zal dan ook naar het “Afspraken” tabblad verplaatst worden.

De meeste notificaties worden echter door Gini Recruit zelf gegenereerd. Bijvoorbeeld naar aanleiding van een sollicitatiegesprek.

Welke notificatie types zijn er?

Er zijn een aantal notificatie types en dit worden er steeds meer. Zo zijn er notificaties voor afspraken, intake verslagen, nieuwe kandidaten en het CV parcen.

Waar kan ik mijn notificaties terugvinden?

In het menu vindt je een knop met een bel icoontje. Wanneer je hier op klikt, zie je je notificaties.

Kan ik een notificatie verwijderen?

Je kunt bij iedere notificatie op “Verwijder” klikken. De notificatie wordt dan direct verwijderd en is niet terug te halen.

Labels

Alles over het maken en beheren van labels

Wat zijn labels?

Labels een soort van kenmerk. Je kunt deze aan een kandidaat, contactpersoon, bedrijf of vacature koppelen. Wanneer je dit doet kun je deze eenvoudig weer terugvinden door de naam van het label te zoeken en ze hier op sorteren en te groeperen.

Hoe voeg ik een label toe aan mijn contactpersoon, kandidaat, klant of vacature?

Wanneer je een kandidaatkaart opent kun je het tabblad “Labels” selecteren. Wanneer je hier een label selecteert uit het dropdown menu wordt het label aan de kandidaat toegevoegd.

Hoe verwijder ik een label?

Je kunt een toegewezen label aan bijvoorbeeld een kandidaat verwijderen door op het kruisje te klikken in het label.

Hoe zoek ik op labels?

Selecteer in het menu de naam van je organisatie en selecteer “Labels zoeken”.

Hoe maak ik een label?

Selecteer in het menu de naam van je organisatie en selecteer “Labels beheren”.

  • Je kunt met het blauwe + teken rechts boven een nieuw label maken.
  • Door het “tandwiel” bij een label te selecteren kun je het label beheren en bijvoorbeeld onder een andere categorie indelen of een andere kleur geven.

Selecteer onderstaande afbeelding voor een duidelijke weergave.